Ce que contient le modèle
Le pré-état daté n'a pas de formulaire officiel imposé par l'État : la loi (article L721-2 du Code de la construction et de l'habitation, issu de la loi ALUR de 2014) liste les informations à transmettre à l'acquéreur, pas leur mise en page. Notre modèle les organise en 7 sections, dans l'ordre où les notaires ont l'habitude de les lire :
- Identification : copropriété, syndic, vendeur, lots vendus et tantièmes
- Quote-parts de charges du lot : charges courantes et hors budget des deux derniers exercices
- Sommes pouvant rester dues par le vendeur : avances, provisions, arriérés
- Situation financière de la copropriété : impayés globaux et dettes fournisseurs
- Fonds de travaux : cotisation annuelle et part rattachée au lot
- Documents annexés : les pièces obligatoires à joindre, sous forme de cases à cocher
- Signature : attestation du vendeur
Les documents à rassembler avant de commencer
Tout ce qu'il faut reporter dans le modèle se trouve dans les documents de votre copropriété. Avant de vous lancer, récupérez (le plus souvent sur l'extranet de votre syndic) :
- Les appels de charges des deux derniers exercices
- Le dernier relevé de compte copropriétaire (votre situation vis-à-vis du syndicat)
- Les procès-verbaux d'assemblée générale des 3 dernières années
- Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division
- Le carnet d'entretien et la fiche synthétique de la copropriété
La liste détaillée, document par document, est dans notre guide Quels documents fournir pour un pré-état daté ?
Comment remplir chaque section
Section 1 : identification
Recopiez les informations de vos appels de charges : nom de la résidence, adresse, coordonnées du syndic. Les numéros de lots et les tantièmes figurent sur votre règlement de copropriété ou votre acte d'achat. Attention à bien lister tous les lots vendus : l'appartement, mais aussi la cave, le parking ou le grenier s'ils ont des numéros de lot distincts.
Section 2 : quote-parts de charges
C'est la section qui demande le plus d'attention. Pour chacun des deux derniers exercices clos, reportez séparément les charges du budget prévisionnel (charges courantes : entretien, gardien, ascenseur…) et les charges hors budget (travaux votés en AG, dépenses exceptionnelles). Ces montants figurent sur vos appels de charges et sur le décompte de régularisation annuel.
Section 3 : sommes pouvant rester dues
Votre relevé de compte copropriétaire fait apparaître les avances versées (avance de trésorerie, fonds de roulement) et les éventuels impayés. En cas de doute sur une ligne, demandez confirmation à votre syndic : c'est précisément sur ces montants que le notaire fera ses vérifications.
Sections 4 et 5 : situation de la copropriété et fonds de travaux
Les impayés globaux du syndicat et les dettes fournisseurs figurent dans les annexes comptables présentées à la dernière AG. Le montant du fonds de travaux (obligatoire depuis la loi ALUR pour la plupart des copropriétés) apparaît sur vos appels de charges.
Section 6 : documents annexés
Le pré-état daté ne circule jamais seul : il accompagne les documents listés à l'article L721-2. Cochez chaque pièce que vous joignez au dossier remis à l'acquéreur. Un dossier incomplet peut reporter le point de départ du délai de rétractation de l'acquéreur, et donc retarder toute la vente.
Les 3 pièges classiques du remplissage maison
- Confondre charges courantes et hors budget. Les deux colonnes existent sur vos appels de charges, mais les syndics ne les présentent pas tous de la même façon. Mélanger les deux fausse le document.
- Utiliser des exercices non clos. La loi demande les deux derniers exercices clos, pas l'année en cours. Un exercice non encore approuvé en AG n'a pas sa place dans le document.
- Oublier un lot secondaire. Cave et parking ont leurs propres tantièmes : les omettre oblige à refaire le document, et parfois à re-signer le compromis.
Gardez en tête que c'est le vendeur qui est responsable de l'exactitude des informations transmises. Une erreur découverte par le notaire au moment de l'acte, c'est au minimum des semaines de retard.
Remplir soi-même ou déléguer ?
Remplir le modèle vous-même est tout à fait légal et ne coûte rien. Comptez simplement quelques heures pour éplucher vos documents, et une bonne dose de rigueur sur les montants. C'est un choix pertinent si votre copropriété est simple et vos documents bien rangés.
Si vous préférez sécuriser : Datimmo fait exactement ce travail à votre place. Vous déposez vos documents de copropriété en PDF, nos outils en extraient les montants, notre équipe vérifie chaque champ, et vous recevez un pré-état daté complet et conforme dès 29,99 € TTC, sous 1 à 5 jours ouvrés. À comparer aux 100 à 300 € facturés par la plupart des syndics, pour un document que la loi ne les oblige même pas à établir à votre place.
En résumé
- Il n'existe pas de formulaire officiel : tout modèle reprenant les informations de l'art. L721-2 CCH est valable
- Notre modèle gratuit organise ces informations en 7 sections prêtes à remplir
- Rassemblez d'abord appels de charges, relevé de compte, PV d'AG et règlement de copropriété
- Le vendeur est responsable de l'exactitude des montants : en cas de doute, faites vérifier