La base légale
Les documents à fournir sont définis par l'article L721-2 du Code de la construction et de l'habitation, complété par l'article L721-3 et les décrets d'application de la loi ALUR (24 mars 2014). Ils se divisent en deux catégories : les documents financiers et les documents administratifs.
Documents financiers (obligatoires)
1. Les appels de charges des deux derniers exercices
Il s'agit des appels de charges trimestriels (ou mensuels) émis par le syndic pour les deux dernières années comptables. Ils permettent à l'acheteur de connaître le montant des charges courantes du lot.
Où les trouver ? Dans votre espace extranet syndic, dans vos emails ou vos archives papier. Ils portent généralement la mention « Appel de fonds - Charges courantes ».
2. Le relevé de compte individuel du lot
Ce document indique la situation de votre compte auprès du syndic : avances versées, charges appelées, éventuels soldes débiteurs ou créditeurs. Il permet de vérifier l'absence d'impayés de votre part.
3. Le budget prévisionnel
Le budget prévisionnel de la copropriété, voté en assemblée générale, donne la vision des charges à venir. L'acheteur peut ainsi anticiper les charges qu'il devra assumer.
4. L'état des impayés de la copropriété
Il s'agit du montant global des charges impayées par l'ensemble des copropriétaires auprès du syndicat. Un taux d'impayés élevé peut signaler une copropriété fragile financièrement.
Documents administratifs (obligatoires)
5. Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division
Ce document fondateur de la copropriété définit les règles de vie commune, la répartition des tantièmes, les parties privatives et communes. Il est obligatoire depuis la loi de 1965.
Où le trouver ? Il vous a été remis lors de votre achat. En cas de perte, il peut être retrouvé chez votre notaire ou auprès du service de publicité foncière (anciennement conservation des hypothèques).
6. Les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales
Les PV des AG des trois dernières années contiennent toutes les décisions votées : travaux réalisés, travaux à venir, résultats financiers, changements de syndic… C'est souvent la pièce la plus scrutée par les acheteurs.
7. Le carnet d'entretien de l'immeuble
Le carnet d'entretien retrace les travaux réalisés dans les parties communes, les contrats d'entretien en cours et les équipements de l'immeuble. Il est tenu par le syndic.
8. La fiche synthétique de la copropriété
Obligatoire depuis 2017, cette fiche résume les principales données de la copropriété : nombre de lots, surface, année de construction, état général, budget. Elle est établie par le syndic.
Documents selon la situation de l'immeuble
Le diagnostic technique global (DTG)
Le DTG est obligatoire pour les copropriétés mises en demeure ou celles ayant voté son élaboration en AG. Il dresse l'état général de l'immeuble sur 10 ans. S'il existe, il doit être remis à l'acheteur.
Le plan pluriannuel de travaux (PPT)
Obligatoire depuis le 1er janvier 2023 pour les copropriétés de plus de 200 lots (et progressivement pour toutes les copropriétés d'ici 2025), le PPT liste les travaux à prévoir sur 10 ans avec leur coût estimatif.